Quando pequenas organizações navegam em um surto de crescimento, seus profissionais de RH têm a oportunidade de demonstrar exatamente comopodem contribuir para o negócio. Por exemplo, eles podem influenciar e assumir a responsabilidade por muitos aspectos da aquisição de talentos,planejamento de remuneração e gerenciamento da força de trabalho que tinham sido o domínio dos gerentes de contratação.
Mas isso significa criar e executar uma lista assustadora de tarefas, dizem os profissionais de RH que estão nessa situação. E seu trabalho é muitas vezescomplicado pelos desafios únicos da empresa, de modo que formalizar e expandir o RH geralmente ocorre em uma paisagem instável.
Em alguns casos, “expandir RH” significa designar uma pessoa para lidar com todas as responsabilidades relacionadas ao recrutamento e gerenciamentoda força de trabalho. Em outros, significa pedir a um administrador que divide o tempo entre questões de emprego e outros trabalhos para se concentrarexclusivamente no RH. Em outros casos, significa fazer o que for preciso para garantir que as políticas de RH sejam consistentes, aderidas e compatíveis.
Para Nicole Cataldi, gerente de RH da Blue Rock Construction em Newtown, Pensilvânia, o crescimento do RH significava consolidar as responsabilidadesque haviam sido gerenciadas por outros gerentes. Para Peter Richard, SHRM-SCP e diretor de RH da XMA Corp. em Manchester, NH, isso significou expandir as atividades de recrutamento e agilizar uma série de processos que haviam sido tratados inadequadamente no passado.
Quaisquer que sejam as especificidades, temas comuns surgem sempre que uma pequena empresa cresce e a administração percebe que é hora de levara sério o RH. Profissionais dizem que as principais considerações da liderança devem ser:
- Reconhecer quando as responsabilidades do RH devem ser formalizadas ou expandidas.
- Identificar as lacunas na abordagem atual da organização ao RH.
- Abrindo e mantendo linhas de comunicação eficazes com gerentes e funcionários.
- E, claro, garantir que tudo seja feito em conformidade com as leis trabalhistas.
“Essencialmente, quando uma empresa é muito pequena, você pode simplesmente gritar do outro lado da sala se tiver alguém com quem queira lidar”,disse Dawn Laidlaw, SHRM-SCP, diretor de RH da Willis Smith Construction em Sarasota, Flórida. “Mas quando você cresce rápido e tem muitas pessoasque são caras novas – número um, elas nem reconhecem você, e número dois, você realmente precisa mexer nas coisas e segurá-las com mais força.”
Sinais que você precisa para expandir seu departamento de RH
O primeiro desafio é reconhecer quando o RH precisa crescer e se tornar mais formalizado. Alguns sintomas dessas necessidades, como a falta deconformidade, podem ser óbvios para qualquer pessoa que saiba algo sobre RH. Mas outras questões podem ser sutis.
Por exemplo, uma queda no moral e na motivação dos funcionários pode se tornar aparente quando uma empresa está crescendo rapidamente, disseRichard. À medida que as cargas de trabalho aumentam, os trabalhadores ficam estressados e sobrecarregados. “Essa foi provavelmente a primeira coisaque notei”, disse ele sobre a época em que a XMA de 52 funcionários começou a crescer dramaticamente no final do ano passado. Mesmo os de altodesempenho que estavam normalmente felizes começaram a mostrar sinais de estresse.
Richard também observou mais erros sendo cometidos em toda a empresa. Isso incluiu erros na entrada de pedidos, produtos enviados sem embalagemadequada e um aumento nos problemas de controle de qualidade. “Se você está seguindo seus dados – e nós fazemos uma tendência de tudo isso emonitoramos mensalmente – você pode ver rapidamente uma mudança”, disse ele.
Lacunas nos processos básicos de RH são outra indicação de que o departamento deve crescer. Como a economia se recuperou da crise de 2008, WillisSmith começou a adicionar funcionários sem qualquer tipo de integração, disse Laidlaw (a empresa agora tem 95 funcionários). Novos trabalhadores nãoestavam sendo bem-vindos ou orientados apropriadamente. “Na minha opinião, isso era fundamental, já que estávamos tentando recrutar pessoas emanter pessoas”, disse ela. “É aí que eu entrei para dizer: ‘Você sabe, nós realmente precisamos organizar isso para que quando alguém aparecer noprimeiro dia, parece que sabemos o que estamos fazendo.’ ”
Um sinal pode estar bem na sua frente: o RH está atolado? “Eu acho que isso simplesmente será um produto do fluxo de trabalho”, disseLaidlaw. “Especialmente se houver alguns problemas de luz vermelha como reclamações – esses são sinais de alerta.”
Escrevendo seu novo manual
Uma vez que os executivos da empresa decidam expandir o trabalho do RH, é hora de avaliar como as diferentes responsabilidades são administradas epor quem. Para Cataldi, um passo inicial foi avaliar com outros gerentes como processos como onboarding e offboarding eram tratados. Sempre quenecessário, ela modificou o manual de funcionários de sua organização, arquivos de pessoal, administração de benefícios e comunicações internas.
“Quando comecei, não havia uma pessoa ou departamento de RH designado”, ela lembrou. “As funções que normalmente se enquadram em umdepartamento de RH ou são tratadas pelo pessoal de RH foram divididas entre os membros atuais da equipe.” No entanto, à medida que a Blue Rockcrescia, aumentava também a necessidade de os funcionários se concentrarem em suas principais responsabilidades – nesse caso, “construir prédios”. Embora o planejamento das mudanças no RH tenha sido um esforço de equipe, Cataldi disse que sua primeira tarefa era avaliar como as tarefas, processos e procedimentos estavam sendo resolvidos e então determinar quais precisavam ser de alguma forma transferidos.
Enquanto avaliava, Cataldi reconheceu a necessidade de comunicações internas eficazes. Como muitas pessoas se sentem desconfortáveis com amudança, ela disse: “uma comunicação clara sobre novos processos, quem está lidando com o que e mantendo todos em loop é fundamental”.
Compartilhamento de informações
No entanto, a comunicação não é sobre o envio de uma única mensagem e seguir em frente. Como Cataldi observou, pessoas diferentes digeremmensagens de maneiras diferentes. Então, criar um plano de comunicação que garanta que você alcance todos é importante.
Para Cataldi, o e-mail costumava ser suficiente para manter a equipe do escritório atualizada porque os funcionários tinham contato regular com ela. Elafez apresentações para os funcionários nos três outros locais da empresa e fez ligações telefônicas para os funcionários que passavam a maior parte dotempo no campo. “Você não pode simplesmente mandar um e-mail e rezar para que todos o leiam”, disse ela. “Para ser uma pessoa efetiva em RH, vocêprecisa entender seu público.”
Richard aponta que a comunicação é mais do que manter as pessoas informadas. É também sobre escutar.
Por um lado, ouvir ajudará seus próprios esforços. “Se o departamento de RH está sofrendo pressão para crescer, então a maioria de seus colegasprovavelmente também está”, disse Richard. “Provavelmente, você tem alguns aliados na sua organização que estão passando pela mesma coisa, equando você pode colaborar em quais são seus esforços e o que é necessário, geralmente é um resultado muito mais poderoso.”
A comunicação clara também ajuda a educar os funcionários sobre a quem eles devem recorrer para obter ajuda com benefícios, folha de pagamento eoutros problemas. “Uma vez que recebi o título de oficial de RH, as pessoas na empresa sabiam que, quando um e-mail chegasse de mim, seria sobrebenefícios ou políticas”, disse Laidlaw. Em um ambiente em que diferentes questões de força de trabalho já foram tratadas por diferentes funcionários ougerentes, fornecer esse tipo de clareza suavizou a transição.
Conformidade, claro
Pequenas empresas, por qualquer motivo, podem, de tempos em tempos, ficar fora do cumprimento das leis e regulamentos trabalhistas. Como Laidlawtrabalhou como paralegal no início de sua carreira, ela sabia como era importante manter a empresa nos trilhos. Para as empresas que não aumentam oRH junto com seus negócios, “o tribunal é o perigo”, disse ela. “Eu sempre vejo cada situação como ‘Como isso vai parecer no tribunal?’ ”
Os profissionais incentivam os profissionais de RH a aplicar políticas de forma consistente e acompanhar rapidamente os eventos fora do escopo. Se umfuncionário ou gerente enviar um e-mail inadequado ou executar ações contrárias à política da empresa, Laidlaw abordará a situação imediatamente. Àsvezes, os gerentes podem fazer lobby por uma exceção de política para um funcionário em particular. Sua resposta a tais argumentos: “Agora você vaicriar um precedente realmente assustador”. Implementar e aplicar políticas consistentes foi essencial à medida que ela aumentava o RH da empresa.
Fonte: https://www.shrm.org/ResourcesAndTools/hr-topics/organizational-and-employee-development/Pages/4-Keys-to-Expanding-HR-in-a-Small-Company.aspx